管理輕鬆談－【開會的動機】

前幾天開會時，公司長官突然問我一句話：「你昨天晚上會因為今天要開會而興奮到睡不著嗎？」突如其來的一個問題，著實讓人有些摸不著頭緒，長官接著說：「我指的是因為你想到了一個很好的方法，可以解決今天會議要討論的問題，因此感到很興奮。」原來，這個問題牽涉到至少兩個重點：

一、會議的目的性：
會議必須聚焦在問題解決，而非單純的作秀及數字報告。

二、專業分工：
與會者必須能夠專業分工，從各自不同專業領域的立場及觀點來提出解決方案。

開會其實是門深奧的學問，從事前的規劃、事中的引導與控制、以及事後的追蹤與回饋，都需要細膩的處理每個環節，才不會落入會而不議、議而不決、決而不行、行而不果的問題之中，在開會的前、中、後等不同過程中，最重要卻最容易被忽略的就在於事前規劃，原因很簡單，大部分的會議都是基於「 公司規定」而「不得不」的結果，但並不表示所謂的會議一定得以「例行」亦或是「標準化」的方式來進行，而是由會議發起人的開會動機來決定，開會前，除了必須在事前決定好需要的會議氛圍為何？以及這樣的氛圍要如何營造出來？這個與會氛圍的重要性在於與會者願不願意「傾全心盡全力」，只為了解決問題，否則容易讓與會者各自多所保留，而在會議中流於敷衍了事，會議後則又抱怨連連，這只會讓會議越開越沒意義、越開越沒信心，其實並非會議這件事不好，而是前、中、後的規劃安排沒做好，大家共勉之，不要對會議感到不悅與不信任，只要方法用對，會議絕對是解決問題最有效的溝通管道之一。