簡報技巧分享-【拋開既有的簡報格式與簡報範例,請先搞懂簡報目的】

ryanwang
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彌月送禮
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為了能夠對和績效相關的問題多點掌握,以便找出績效不彰或是能夠有所突破的方法,因此,每個月我都會固定召開四次會議,根據不同會議目的,同仁們勢必得準備不同資料做簡報,為了怕新進同仁還不習慣會議模式,因此我便請同仁設計了幾個公版的簡報格式來方便新進同仁做使用。不過,當時不過是體恤新進同仁初來乍到時對於環境的不熟悉,但卻發現,當同仁們習慣既有的簡報格式後,似乎就認為只要開會,就只要報這些東西就好,既然格式是設定好的,可能也就無需修改,直接照用即可,導致後來的報告內容對於問題解決完全沒有任何幫助,甚至比較像是工作報告的形式,看了真的是頭都暈了…………請記住,主管看的是結果,而不是過程………..如果你的過程的確精采絕倫、非報告不可,那麼也麻煩請你從能夠達到的結果來推論你的過程~~

其實,就像是許多職場新鮮人,第一次接觸到像是投履歷、提企劃案或是準備會議報告,總習慣上網直接找標準的報告格式,然後再download下來做修改………雖然不能說是完全錯誤,不過絕對不是正確的作法………..每當我要求同仁做簡報,最討厭同仁直接問我要報告哪些東西……….因為報告什麼並不是重點,報告的目的才是你最該搞懂的事,即便是同樣的報告格式或是會議形式,目的不同,報告的方式與重點就會完全不同,這就是為何明明感覺是同樣的東西,網路上卻總是流傳著各式各樣不同的版本,即便你真的認真做了功課,選擇了最好的範本來報告,隔天你一樣還是會被莫名其妙的「釘」在台上,其實你並不無辜,只是有點無知罷了………..(這也是每個人都曾走過的路,所以也別太放在心上,畢竟,熟能無過………..)

舉凡同樣是業績報告,如果你希望從這次報告中得到問題解決的建議,那麼你的報告就應該著重在描述目前遇到了哪些問題?而對於目標達成影響最深的又是哪些問題?那麼主管或是相關與會者才能夠根據你的簡報給予相關建議;如果你希望從這次報告中獲取問題解決所需要的權力、資源,那麼你的簡報就應該著重在你需要哪些資源?以及拿到這些資源後,你將會帶來多少營收?以及,該如何確保能夠得到這些營收?有些簡報的目的是為了獲取資源,方便你能夠管理好下屬,有些簡報的目的則是為了向上管理,為了運用主管的某些權力幫你在一些事情上打通關,目的不同,聚焦的重點自然不同,那又怎麼可能會有一套標準的簡報格式及內容即可一以貫之?

因此,請務必記住,格式是死的,而人腦是活的,格式不過是用來達成目的的工具罷了,想達成什麼目的才是你真正該思考的重點,別再讓死板板的格式與框架,限制住了你活生生的思考方式,活出你自己的一條新思維,才能夠給你的簡報賦予新生命,共勉之,大家加油~~

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