職場輕鬆談—【機會,來自於將每件小事都當成是大事來對待的工作態度】

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彌月送禮
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還記得多年前剛進入海軍單位服兵役時,一位同樣才剛報到不久的新任副艦長曾經這麼訓示過我:「在這艘船上如果不想挨罵受罰,就請把我所交代的每件小事都當成是大事來對待!!」由於當時我所服務的單位是文書室,平時除了需要處理許多大小行政業務之外,還經常需要協助長官們處理官方之間的重要文件往返,而副艦長,則是公認所有長官之中最龜毛、最難搞的一位,因此當所有人見到他有需要幫忙時,總是盡可能地能閃則閃、能推就推,否則接了委託之後,許多會遭遇到的麻煩事可就將有如滔滔江水般的連綿不絕了…………..不過對於一個像我這樣的菜鳥阿兵哥而言,事情可就沒有那麼單純了,當時我所負責的業務,通常就是那些學長們所不願做的事,畢竟「合理的要求是訓練,不合理的要求是磨練啊………..」,因此我便莫名多了許多機會能夠和副艦長之間有著「相當頻繁」的密切合作,真不知道該說是「三生有幸」?還是「家門不幸」………..

而在這一年的合作過程中,有關於副艦長到底有多龜毛、多難搞的故事實在是多到不勝枚舉,其中最讓我印象深刻的就是第一次協助副艦長處理簽呈作業的經驗。由於簽呈是一種非常重要的官方文件,而且大多都需要經過許多不同單位長官之間的審閱、核定,過程十分嚴謹而繁複,只要有任何地方出紕漏,除了會浪費許多額外的時間之外,更嚴重些,可能還將連累許多人因此被咎責、挨罰。

不過畢竟之前根本沒有太多處理簽呈文件的經驗,再加上新任副艦長所要求的規格又和原來艦上所使用的版本有不少出入,因此,我不能再依照學長們所傳承的過去經驗來直覺式的處理,只能額外花費更多功夫去理解、吸收、記憶副艦長的許多「特殊需求」。而在簽呈校對的過程當中,除了內容必須要言簡意賅、條理分明、邏輯清晰之外,還得特別留意裡頭的用字遣詞,尤其是敬語和稱謂的使用,此外,就連文字大小、字體、行距、標點符號等規格,也都必須反覆的一修再修、一改再改,才能夠把草稿拿給副艦長做確認,而這樣的確認動作必須經過一校、二校、乃至於十多校之後,才能夠把這些草稿整理成正式文件。

然而,即便我自認為已經足夠謹慎小心了,最後這份文件卻還是被退了無數次,當簽呈內容和基本格式確認無誤後,卻又反倒被副艦長要求文件內容與紙張上下左右邊之間的留白也必須合乎標準寬度(一個由副艦長所「主觀」認定的標準,而不是官方標準…………..),當留白空間問題解決後,又被要求釘書針的釘法要更整齊美觀一些,本以為這個問題還好解決,但卻沒想到,光是釘書針的問題就幾乎耗了我好幾個小時才解決…………..而解決的辦法,則是必須將釘書針對齊並壓在文件左側的騎縫線上,一共兩針,不能多也不能少,一針必須釘在左側長邊的三分之一位置,另一針則得釘在三分之二的位置上,這樣看起來才會既美觀又整齊,而若是文件上沒有騎縫線,則必須統一將釘書針以四十五度角壓在左上方的角落,而釘書針的兩頭,還得留意要與上邊及左側邊各保留‪零點五公分的同等距離才行。

「光是一份簽呈就可以搞得像是有幾百道工法一樣複雜,真的有這個必要嗎?」每次在處理副艦長的交辦任務時,心裡總會浮現這樣的O.S. :「連一件例行公事都無法化繁為簡的執行,要不是他的個性或能力有問題,那肯定就是刻意在找我麻煩!!」直到半年過去了,我和副艦長之間的相處不僅越來越有默契,而且關係也越來越熟識(畢竟唯一願意幫忙、也能理解他的需求的人似乎也就只有我了………),我便趁著一次閒聊過程中,直言問了副艦長:「為什麼許多事情都不能用更簡單的方式來做,而一定要浪費那麼多的時間在一些小細節上?」副艦長則這麼回覆我:『浪費?我從不認為把時間花在細節上就叫做浪費,當你看到最後的結果之後,你就會明白,這不是浪費,而是「值得」!!記住我的這句話,以後你將會因此而受用無窮。』

後來,當我退伍之後來到職場上,其實一開始對於副艦長的那番話我並沒有特別放在心上,不過由於一年多來早已習慣了副艦長的工作模式,因此無論是在面對公司主管或是合作夥伴的交辦任務時,我總會習慣性的將每件事不分大小,全都盡可能地做到盡善盡美,除了表面之外,我更重視細節的部分,但卻沒有想到,只因為這樣的工作態度,後來卻讓我得以在一個絕大多數工作者都抱持著眼高手低、敷衍了事的心態在面對手邊工作的職場環境中,反倒成了自己最大的特色所在,因此,或許當時許多主管都還沒聽過我的名字,不過肯定都會知道有一個十分認真在做每一件事、處理每一個細節的新進員工,除此之外,也正因為這樣的工作態度,除了讓我得以在短時間內有機會被拔擢為事業部主管,後來竟也意外地為我的職場人生開啟了另一條從來都沒想過的道路。

由於公司和某科技大學之間一直以來都有產學合作的關係,因此每逢暑假,公司都會安排許多的部門工讀機會留給學生們做職場實習,不過由於暑假向來就是業務單位的重要銷售旺季,因此這批無法立即成為銷售戰力的工讀生,大多都只能勉強被指派去做一些既無聊又浪費時間的行政作業,而這樣的工作安排,自然讓學生們感到非常失望,於是紛紛提出轉調其他實習單位的請求,此時,正好我的部門也才剛成立不久,正缺乏人手,因此對於這群「從天上掉下來的禮物」,我自然毫不考慮的就將他們全都收編進團隊之中。然而,畢竟我的部門屬於行銷銷售部門,因此源源不絕的「創意」,對我來說絕對是攸關部門經營成敗最重要的關鍵所在,而為了讓這群生力軍能夠在有限時間內替團隊注入更多的創意來源,因此,我便親自花了許多時間和心力去和每個人溝通,然後再根據不同人的不同狀況,去安排最適合的工作內容,在過程當中,我並沒有將他們任何一個人當成是工讀生,而是當成一般的新進員工來對待,而當初的出發點其實只是單純的不想浪費任何可應用的資源罷了,但卻沒想到當這批學生們在實習結束後,除了確實能夠以「正職員工」的產能回饋給了團隊許多無價的創意資產之外,回到學校後,同學們更是紛紛向系主任大力推薦,希望能夠邀請我到學校去和更多的學生們分享那些我在實習過程中所指導他們的內容,於是過了沒多久,我便接到了系主任的電話邀約,從此就踏上了業師這條路,而得以在日常工作之外,又多了更多演講、授課的經驗與講師頭銜,後來一傳十 十傳百,陸陸續續更接到了許多單位的邀約,這樣的結果對我而言實在是始料未及、完全的出乎預料之外。

直到最近,我經常反覆思考著一件事,何以一個本應平凡無趣的職場人生,卻非常幸運的能夠不斷出現許多「美麗插曲」,原來,這一切都不是僥倖,追根究底,或許也只是因為我在不知不覺中,不斷的奉行著當年副艦長所不斷耳提面命的那句話:「把每件小事,都當成一輩子的大事來對待!」才得以讓我因為認真的對待一切的大小事物,而得到了遠超乎預期的回報,直到想通了這件事,此刻,我也才能夠真正明白,原來,把時間投入在每個細節上真的不是一種浪費,在體驗了這場如夢境般的「職場奇幻旅程」之後,對我而言,一切為了追求細節所投入的加倍努力與付出的確都相當「值得」了!!

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