當一間公司的規模越做越大、專業分工越來越細瑣，讓原本由一個人做的苦差事能夠有更多學有專精的夥伴來共同分攤時，理論上來說，這樣的調整，應該有助於效率上的大幅提升才是，不過實際上卻似乎總是事與願違，結果當分工分得越細，卻反倒越是無效率，這樣的亂象在職場上似乎時有所聞。最近由於某部門內部出了一些狀況，不僅營收目標每每無法作達，而且還始終相去甚遠，更糟糕的是，在無法提出更具體有效的解決方案之前，一個賠錢的虧損單位自然容易在會議上成為箭靶，導致部門內部人心惶惶，甚至還紛紛遞上辭呈，以免無端遭受波及……………..因此，在部門主管的委託之下，我便著手開始進行相關的訪談調查，後來發現，原來問題並非出在目標市場的無利可圖上，反倒是當錢都已經送上門了，但這至關重要的最後一哩路卻始終沒人願意將它走完，更正確地說，其實並不是獲利過程當中的路途有多麼窒礙難行，而是這最後一步，竟然沒人知道該由誰來負責走完？又或者是究竟為何得去走這條路？
之所以會有這樣的情況發生，主因還是出在該部門內部缺乏了明確的組織架構與責任歸屬，甚至可能還會出現這樣的狀況，即便今天你是應徵資訊人員而來到這個部門，但只要主管一聲令下，你一樣得立即放下手邊一切工作，跟著業務人員沿街發傳單、一樣得去做業務開發，不過這還不打緊，畢竟同事之間互相幫忙本來就是理所當然，但問題就在於如果一個團隊的架構夠明確、人員定位夠清楚，偶爾的混亂倒還不至於會影響整體的秩序，但今天當身為主管的人卻完全沒有組織架構及專業分工的邏輯、觀念時，結果就是當身為資訊人員的你因為一些被臨時指派的「外務」而無暇顧及「本業」時，主管居然又再指派其他目前手頭上沒有任務交辦的非資訊人員來協助你完成原來的本業。
這樣明白問題在哪了嗎？這種經常發生的角色混淆，除了容易導致事倍功半之外，更容易因為定位的不明確，而讓同仁之間漸漸搞不清楚彼此的分工與權責，感覺該有的專業角色部門好像都有，不過實際遇到問題時卻又不知道該去找誰？或是應該由誰來負責？而結果就是…………………當A迷迷糊糊地接了一個好像跟自己有關又好像無關的任務之後，也完成了自己認為「可能」該做的部分，接著，就直接把剩下的部份推給B，而B也在不清不楚的情況下接了已經被A做了一部分的工作，在評估過後，B也只能就自己所獲得的片面資訊去完成自己認為該做的部分，然後又把剩餘的部分交給C，而C接到任務之後，也只能在一知半解的情況下做了和A、B一樣的動作之後，再移交給D，然後D又給E、E再給F…………………
於是就在這種看似人人都有盡到一份心力、過程中所有同仁也的確看起來既盡責又忙碌的工作狀態下，或許看在不知情的人眼中，看似非常團結、有效率，殊不知，實情卻是每個人根本就是毫無方向的憑感覺在做事，而每件事又全都只是零零散散的做了半套，卻沒人會去在意事情到最後究竟能否順利完成，反而只在乎的是在解決問題的過程中自己究竟有沒有沾上邊？以及能否在主管最後究責時有個比較好說嘴的理由罷了，「反正主管從一開始也沒明確點出該由誰來負起全責，當然最後要罰也不可能罰到我身上！！」就是這種敷衍的心態，因而導致了內部的嚴重無效率。
至於整個問題若是想徹底獲得解決，首先，主管當然得先針對部門營運計畫當中和營收最直接相關的關鍵核心任務去個別拉出有意願、有能力，而且忠誠度也夠高的每個負責人，比方營收重點在於業務銷售、行銷企劃以及產品開發三大關鍵面向上，除了可透過日常觀察以及私下約談的方式，去找出各別相關負責人之外，還要能夠依據不同任務面向去設定出主要及次要的任務目標，比方在業務銷售上的主要目標是每季獲利達兩千萬，而次要目標則是每月必須創造出三百筆有效的潛在顧客名單、來客數達一千人次，當這些具體可量化的明確目標訂定出來之後，必須同時公開的綁定在個別專屬負責人身上，那麼當任務達標之後，就只要針對這些願意跳出來負責任的人員去論功行賞即可。
如此一來，除了目標及權責能夠更加明確之外，由於任何個別的額外付出與努力都能夠被具體衡量，因此也更能夠去刺激、鼓勵內部同仁願意積極去承接任務、去積極求表現，否則如果老是在沒有負責人的前提下，主管又選擇以人人有獎的方式來犒賞所有同仁，或許在一開始的確會有某些短暫的激勵效果，然而當時間一久，卻反而只會讓員工變得更加依賴、變得更加投機取巧，到最後甚至只會讓部門內的freerider變得越來越多，如此一來，不僅將會嚴重破壞組織的內部團結，更將只會嚴重影響了整體的軍心士氣，如果團隊的氛圍不幸演變成這步田地，只會讓內部彼此互相猜忌、內鬥的情況變得越來越嚴重，而人與人之間的衝突也將變得更加一發不可收拾，結果則是………………..每當主管需要出兵打仗時，光是一堆無意義的內耗就已經先讓自己元氣大傷，到最後，或許敵人根本就不需耗上一兵一卒，就能輕易將這群烏合之眾給完全殲滅。
有時候之所以會失敗，未必是因為目標真的有多麼困難，而是因為內部實在有太多不必要的內耗問題尚未被有效解決，才會讓本應平坦順遂的路程走起來格外艱辛、格外心有餘而力不足。為了避免這樣的狀況一再發生，除了必須要有明確的目標與方向之外，還必須要有清楚的責任歸屬與任務分工，才能夠讓因為太多的模糊所導致的敷衍了事或是重工的問題有效予以杜絕，否則與其讓每個員工每件事都只做一半就隨便交差了事，還不如乾脆別開始，以免在一陣勞民傷財的痛苦折磨之後，還得面對後續旁人的責難與非議，不僅害了自己，更是苦了員工，共勉之，大家加油～～
我堅信「均衡，才是通往成功的唯一道路」！ ！除了工作，還得兼顧生活品質才能讓你走得長遠、走的順遂，因此「認真玩樂，開心工作」，一向是我面對生活的態度，也是本站成立的最大宗旨。從現在開始，就讓大家跟著人生領航員獅子心一起體驗這個充滿挑戰與樂趣的職場人生，也希望能夠幫助各位從中找回你的工作熱忱。
