簡報技巧分享-【簡報營運計劃之前,你不可不知的重要觀念】

ryanwang
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彌月送禮
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年底了,又是許多部門主管必須向公司提出明年度營運計劃的關鍵時刻,而簡報的成與敗,除了將決定了你明年所能夠獲得的資源多寡之外,更幾乎將直接影響了明年部門營運狀況的成與敗。因此,對於許多幹部來說,為了這重要的時刻,肯定得在事前做足一切的準備功夫,才能「畢其功於一役」,替部門在明年的起跑點上爭取到更好的位置。而對於許多主管所提出的營運計劃,其實我相信,這些經過深思熟慮後的想法通常未必毫無可取,背後也必然都有一塊值得開發的市場及相當的可行性才是,不過有趣的是,大多數在公司裏頭所看到的簡報,卻始終難以說服底下的「天使投資人」買單,其中所呈現出較明顯的問題主要有三塊:一是目標市場不夠明確(問題出在「想太廣」:不夠聚焦),二是所提供的產品或服務未必能夠滿足顧客需求(問題出在「想太淺」:對自己的產品屬性不夠了解),三是即便一切合情合理,但最重要的關鍵資源,在短時間內卻是難以取得(問題出在「想太遠」:沒搞清楚短期無法改變的限制因素)………………

之所以會有這些問題,大多是因為在簡報之前,有些真正重要的核心因素沒有想清楚所導致。其實一個營運計畫的好與壞,「可行性」絕對是首要條件,而「必要性」則是能否獲得投資者或上司青睞的最重要關鍵,如果在這之上,你還能夠帶出「急迫性」,那麼你的簡報肯定十分容易打動人,這才是一場好簡報所必須具備的重要元素,而不是一昧地自以為只要在報告中所呈現出來的獲利越高,或是聽起來的格局、規模越大,就會是越好的營運模式,這樣的觀念實在是錯得離譜,這只會讓簡報內容變成只是在談你個人的一個空泛幻想罷了,殊不知,底下的投資人或上司們真正想聽的重點,不是你想做什麼?而是你能夠幫助他們解決什麼樣的問題?

長尾理論告訴我們,在數位時代之中「小有可能才是真正的大」,因此重點不在於市場夠不夠大,而在於如何找出一個凝聚力夠強、需求度夠高的利基市場,而在這塊市場當中,以目前所擁有的資源和時間,再加上在座各位投資者的力量,我們是否有機會能從中掌握住潛在的未開發商機?甚至能夠做些不一樣的事?如果能夠把你的簡報焦點著重在這兩大方向,至少能夠讓聽眾聽出你的想法是否的確具有「可行性」?而若是你的想法又恰好具備了藍海的特性,那麼為了搶佔先進者優勢,迫切的「必要性」自然也就不需要多解釋,只因為其實它早已「內建」在你所提出的藍海商機之中。

除此之外,在提出營運模式之前,除了要能夠清楚說出你的想法、以及實際可執行的明確做法之外,你還得將腦中所有想像的內容翻譯成聽眾所熟悉的語言、所感興趣的話題才行,至於該如何抓住聽眾的口味?除了得靠事前對於所有與會者的屬性分析與訪談調查之外(除了得明白對方手頭上有多少資源以外,你更應該知道對方目前所遭遇最大的問題是什麼?),更重要的資訊,則往往來自於當面的批評與指教。

在你的簡報過程中,每個針對你的批評,目的其實往往不是為了想阻止你繼續說下去(畢竟千里迢迢、又特別花了時間到這裡聽你簡報,肯定是想聽到什麼樣有趣的內容),相反的,聽眾們往往只是想幫助你能夠更快理解他們想聽到的是什麼?如果你懂得順著批評去做出必要的修正與回應,那麼你的想法能夠被聽懂、聽進去的機會也將因此而大大提升不少,但如果你總是將批評當成「芒刺在背」,如果不立刻拔除就不會舒坦,或者當成是對方在找碴,而在過程當中總是試圖針對批評做出「不理性的回擊」(而不是理性的回應),那麼這麼做的結果,只會讓你原本的美意可能反倒成了後續衝突的引爆點,不僅搞得彼此不開心,連你所希望達成的目的也將變得沒有實現的可能。

或許你應該知道的是,簡報的目的在於溝通意見、排除困難,然後你也才會有機會能夠取得達成目標所需要的重要關鍵資源,也才能夠順利完成任務、甚至是實現你的夢想,因此,比起一昧地說,你除了得先明白對方究竟想聽到的是什麼?或許你更應該在意的是究竟對方聽進、聽懂了多少?否則即便在上台之前你的「台詞」背得再滾瓜爛熟,對方也實在很難能夠去「了解你的明白」,共勉之,大家加油~~

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